Leadbeheer

Het onderdeel Leads is de centrale inbox voor iedereen die via je website contact met je opneemt. Wanneer een bezoeker je contactformulier invult, zich inschrijft voor je nieuwsbrief of een vraag stelt over een product, legt SitePack die persoon vast als een lead en toont deze hier. Zo heb je één plek waar je ziet wie er interesse heeft, hoe kansrijk die is en waar nog een antwoord op moet.

Zie het als een lichtgewicht CRM (customer relationship manager) ingebouwd in je beheerportaal: geen spreadsheets, geen apart programma en niets om te installeren. Elke aanvraag komt in één lijst terecht, houdt zijn eigen geschiedenis bij en doorloopt een eenvoudige opvolgworkflow van Nieuw tot Afgerond.

Waar leads vandaan komen

Voor het grootste deel maak je leads niet handmatig aan. Ze komen automatisch binnen via de verschillende manieren waarop bezoekers contact kunnen opnemen. SitePack herkent waar elke lead vandaan komt en labelt die, zodat je een vrijblijvende nieuwsbriefinschrijving kunt onderscheiden van iemand die actief iets wil kopen.

Bron	Hoe de lead ontstaat	Type dat de lead krijgt
Contactformulier	Een bezoeker verstuurt het contactformulier op je website	Contact
Nieuwsbrief	Een bezoeker schrijft zich in voor je mailinglijst	Nieuwsbrief
Productaanvraag	Een bezoeker gebruikt de optie "informatie aanvragen" bij een product	Productvraag
Handmatig	Rechtstreeks toegevoegd voor een lead die je op een andere manier bereikte (bijvoorbeeld telefonisch)	Wisselend

Omdat alles in dezelfde lijst samenkomt, hoef je nooit op meerdere plekken te kijken wie er contact heeft opgenomen. Het contactformulier, je nieuwsbrief en productvragen verschijnen allemaal bij elkaar.

De leadlijst

De hoofdpagina van Leads toont je aanvragen met de nieuwste bovenaan, in pagina's van 25, en is zo opgezet dat je snel ziet wat aandacht nodig heeft.

• Statustabs met aantallen. Filter de lijst op opvolgstatus (Nieuw, In contact, Wachtend, Afgerond (deal) en Afgerond (geen deal)), waarbij elke tab toont hoeveel leads er op dat moment in die fase zitten, zodat je direct naar de leads springt die nog werk vragen.
• Typefilter. Beperk de lijst tot één soort aanvraag (bijvoorbeeld alleen Productvragen) wanneer je je wilt focussen.
• Snelle info per rij. Elke rij toont de naam van de persoon, het bedrijf, het e-mailadres, het telefoonnummer, waar de lead vandaan komt, de beoordeling en wanneer die binnenkwam, genoeg om je recente activiteit te overzien zonder elke lead te openen.

De beoordeling: Hot, Warm of Cold

Om je te helpen je tijd te besteden aan de aanvragen die het meest kans maken om zaken te worden, geeft SitePack elke lead automatisch een beoordeling:

• 🔴 Hot: een sterke lead met veel intentie, die je snel wilt opvolgen.
• 🟠 Warm: een kansrijke lead met matige signalen.
• 🔵 Cold: een lead met weinig intentie of weinig informatie.

De beoordeling wordt afgeleid uit een score op de achtergrond tussen 0 en 100. Je hoeft de score niet zelf te beheren; deze wordt automatisch berekend op basis van signalen zoals:

• Wat de persoon wil. Een productvraag telt veel zwaarder dan een nieuwsbriefinschrijving, omdat die duidelijke koopintentie laat zien.
• Hoeveel ze je hebben verteld. Een telefoonnummer, een bedrijfsnaam of een functietitel achterlaten, of een langer en gedetailleerder bericht schrijven, duwen de score allemaal omhoog.
• Hun e-mailadres. Een zakelijk e-mailadres (in plaats van een gratis consumentenmailbox zoals gmail.com) is een klein extra signaal dat het om een professionele aanvraag gaat.

Hogere scores worden Warm, en de hoogste worden Hot. Dit is een transparante richtlijn, geen harde regel. Jij hebt altijd het laatste woord.

De beoordeling overschrijven

Weet je dat een lead meer (of minder) waard is dan de automatische beoordeling suggereert. Open de lead dan en stel de beoordeling zelf in op Hot, Warm of Cold. Een handmatige beoordeling wint altijd van de automatische en blijft staan tot je die wist, waarna de lead terugvalt op zijn automatisch berekende beoordeling.

Een lead opvolgen, stap voor stap

Wanneer een nieuwe lead binnenkomt. Open je die om alle details te zien: de contactgegevens van de persoon, hun bericht of onderwerp en een tijdlijn van alles wat er tot nu toe is gebeurd. Volg vanaf daar deze eenvoudige workflow:

1. Bekijk de aanvraag. Open de lead om te lezen wat er is geschreven en controleer de contactgegevens, de beoordeling en waar de lead vandaan komt.
2. Neem contact op en zet de lead op "In contact." Zodra je hebt gereageerd (per e-mail of telefonisch), zet je de status op In contact, zodat jij en je team weten dat de lead wordt behandeld.
3. Gebruik "Wachtend" als de bal bij hen ligt. Wacht je op een reactie van de lead, zet de status dan op Wachtend zodat het niet lijkt alsof de lead is vergeten.
4. Rond de lead af. Wanneer het gesprek tot een conclusie komt, markeer je de lead als:
   • Afgerond (deal): je hebt de opdracht binnengehaald. Je kunt de dealwaarde (in euro's) vastleggen, zodat je ziet wat je leads daadwerkelijk waard zijn.
   • Afgerond (geen deal): het is geen zaak geworden. Leads op deze manier afsluiten houdt je actieve lijst schoon zonder de geschiedenis te wissen.

Elke statuswijziging wordt automatisch vastgelegd op de tijdlijn van de lead, zodat je altijd een overzicht hebt van hoe elke aanvraag is verlopen.

Notities en de activiteitentijdlijn

Elke lead heeft een eigen tijdlijn die de volledige geschiedenis op één plek bewaart:

• Je eigen notities. Voeg een notitie toe wanneer je iets wilt vastleggen: een samenvatting van een telefoongesprek, een afspraak of een herinnering voor een collega. Notities worden gedeeld met iedereen die de site kan beheren.
• Systeemnotities. SitePack legt belangrijke gebeurtenissen automatisch vast, zoals een statuswijziging of een bijgewerkte beoordeling, zodat de geschiedenis compleet blijft, ook zonder handmatige notities.

Herhaalaanvragen worden samengevoegd, niet gedupliceerd

Neemt dezelfde persoon opnieuw contact op (met hetzelfde e-mailadres) terwijl de vorige lead nog openstaat, dan maakt SitePack geen tweede vermelding aan. In plaats daarvan voegt het de nieuwe aanvraag als notitie toe aan de bestaande lead, vult het eventuele nog ontbrekende gegevens aan, en behoudt het het type met de hoogste intentie. Zo houd je één schone registratie per persoon, met het hele gesprek op één tijdlijn, in plaats van één contact verspreid over meerdere duplicaten.

Leads koppelen aan andere tools

Naast handmatig opvolgen kunnen je leads de andere tools voeden die je gebruikt (een CRM, een e-mailmarketingplatform of een intern meldingssysteem) via apps. Wanneer er een app op je site is geïnstalleerd, kan SitePack die automatisch op de hoogte stellen zodra een lead wordt aangemaakt, bijgewerkt of afgesloten. Dit wordt uitgebreid behandeld in Leads & app-integraties.

Veelgestelde vragen

Waar komen leads vandaan?

Van de manieren waarop bezoekers contact opnemen: het contactformulier van je website, nieuwsbriefinschrijvingen en productinformatie-aanvragen. Elke lead wordt automatisch vastgelegd en gelabeld met zijn bron, en ze verschijnen allemaal samen in de leadlijst.

Wat betekenen Hot, Warm en Cold?

Ze zijn een snelle indicatie van hoe kansrijk een lead is, gebaseerd op een automatische score van 0–100. Hot-leads tonen de sterkste koopintentie en de meest complete informatie; Cold-leads het minst. Je kunt de beoordeling op elke lead handmatig overschrijven.

Kan ik de beoordeling van een lead zelf wijzigen?

Ja. Open de lead en stel deze in op Hot, Warm of Cold. Je handmatige keuze overschrijft altijd de automatische beoordeling en blijft staan tot je die wist, waarna de lead terugkeert naar zijn berekende beoordeling.

Wat zijn de leadstatussen?

Nieuw, In contact, Wachtend, Afgerond (deal) en Afgerond (geen deal). Gebruik de statustabs boven aan de lijst om te filteren, en werk de status van een lead bij naarmate je die opvolgt.

Kan ik vastleggen hoeveel een lead waard was?

Ja. Wanneer je een lead markeert als Afgerond (deal), kun je de dealwaarde in euro's invoeren, waarmee je een overzicht krijgt van de omzet die je leads opleveren.

Wat gebeurt er als dezelfde persoon twee keer contact opneemt?

Gebruiken ze hetzelfde e-mailadres terwijl een eerdere lead nog openstaat, dan wordt het nieuwe bericht als notitie samengevoegd met die bestaande lead (en worden eventuele nieuwe gegevens aangevuld) in plaats van dat er een duplicaat ontstaat. Je houdt één registratie per persoon met de volledige geschiedenis.

Moet ik vanuit SitePack antwoorden?

Nee. Het onderdeel Leads is bedoeld om aanvragen bij te houden en te organiseren. Je reageert via je gebruikelijke e-mail of telefoon, en werkt daarna de status van de lead bij en voegt een notitie toe, zodat de geschiedenis kloppend blijft.