Ga naar hoofdinhoud

Bestellingsbeheer

De sectie Bestellingen is je belangrijkste hulpmiddel voor het volgen en afhandelen van klantaankopen. Elke verkoop via je online winkel komt hier terecht, en SitePack biedt een duidelijke, stapsgewijze workflow om elke bestelling van Nieuw helemaal door te laten lopen naar Afgerond, zodat niets tussen wal en schip valt.

Je cijfers in één oogopslag​

Bovenaan de pagina Bestellingen zie je vier cijfers, zodat je weet hoe je winkel ervoor staat voordat je ook maar één bestelling opent:

  • Saldo SitePack Payments: het geld dat je klanten hebben betaald en dat bij onze betaalpartner voor je klaarstaat. Daaronder zie je wanneer het wordt uitbetaald, bijvoorbeeld Uitbetaling a.s. vrijdag of Uitbetaling vandaag. Gebruik je SitePack Payments nog niet, dan staat het saldo op € 0,00.
  • Transacties vandaag: hoeveel betalingen er vandaag zijn afgerond.
  • Gemiddelde transactiewaarde: het gemiddelde bedrag van een afgeronde betaling over de afgelopen 30 dagen.
  • Totale omzet: alles wat je klanten de afgelopen 30 dagen hebben betaald.

Alleen afgeronde betalingen tellen mee in deze cijfers. Een mislukte of geannuleerde betaling telt niet mee, dus een bestelling die pas bij de tweede poging is betaald, wordt één keer geteld.

Wanneer wordt mijn saldo uitbetaald?​

Je saldo wordt uitbetaald op de dag die je zelf hebt gekozen. Die dag kies je onder Instellingen → Webwinkel → Betalingen, bij het onderdeel Uitbetaling. Elke uitbetaling gaat naar de bankrekening die daar staat.

Op een uitbetaaldag houden we eerst de kosten van SitePack Payments in die je sinds je vorige uitbetaling verschuldigd bent (transactiekosten, terugbetalingen, chargebacks en de vorige uitbetaling), inclusief btw. De rest maken we in één keer over naar je bankrekening. Die kosten staan nog steeds op je maandfactuur, maar dan als al betaald, zodat je ze niet dubbel betaalt. Is er na de inhouding niets meer om uit te betalen, dan gebeurt er niets en betaal je ook geen uitbetalingskosten.

Staat er bij het saldo een streepje (–) in plaats van een bedrag, dan kon het op dat moment niet worden opgehaald. Je geld staat gewoon veilig; laad de pagina iets later opnieuw om het weer te zien.

De bestellijst​

De hoofdpagina Bestellingen geeft je in één oogopslag een overzicht van je recente verkopen, zodat je snel kunt zien wat je aandacht nodig heeft.

  • Filters: Gebruik de statustabbladen bovenaan de pagina, zoals Nieuw, In behandeling of Verzonden, om je alleen te richten op bestellingen die nu actie vereisen, in plaats van door je hele bestelgeschiedenis te scrollen.
  • Zoeken: (Binnenkort beschikbaar) De mogelijkheid om bestellingen rechtstreeks te zoeken op klantnaam of bestelnummer staat gepland voor een toekomstige update.
  • Snelle info: Elke rij in de lijst toont het bestelnummer, de klantnaam, het totaalbedrag, de betaalmethode en de datum waarop de bestelling is geplaatst, zodat je je recente activiteit kunt overzien zonder elke bestelling apart te openen.

Een bestelling stap voor stap afhandelen​

Wanneer er een nieuwe bestelling binnenkomt, volg je deze workflow om deze van aankoop tot levering te brengen:

  1. Bekijk de details. Klik op een bestelling om de volledige details te openen, inclusief het bezorgadres en eventuele opmerkingen die de klant bij het afrekenen heeft achtergelaten.
  2. Controleer de betaling. Bekijk het onderdeel "Betaling" van de bestelling om te bevestigen dat deze daadwerkelijk is betaald. SitePack toont je zowel de betaalmethode die de klant heeft gebruikt als de huidige status ervan, zodat je nooit een artikel verzendt dat niet is betaald.
  3. Start de verwerking. Wijzig de status van de bestelling naar In behandeling terwijl je de artikelen verzamelt en inpakt. Dit geeft aan de rest van je team aan dat de bestelling actief wordt uitgevoerd.
  4. Maak pakbonnen aan. Genereer voor één bestelling of meerdere tegelijk pakbonnen (een afgedrukt overzicht van wat er in het pakket zit) om bij de zending te voegen. Zie Bulkacties hieronder voor het gezamenlijk afhandelen van meerdere bestellingen.
  5. Markeer als verzonden. Zodra het pakket klaar is en is overgedragen voor bezorging, wijzig je de status van de bestelling naar Verzonden.
  6. Markeer als afgerond. Nadat het pakket bij de klant is bezorgd, markeer je de bestelling als Afgerond om het proces af te sluiten.

Het actueel houden van bestelstatussen is niet alleen handig voor je eigen organisatie, bij veel webshops kunnen klanten deze status ook zien, dus nauwkeurige updates helpen om de juiste verwachtingen te scheppen over wanneer hun bestelling aankomt.

Bulkacties​

Als je meerdere bestellingen tegelijk moet verwerken, hoef je ze niet één voor één bij te werken:

  1. Vink de selectievakjes aan naast elke bestelling die je wilt bijwerken.
  2. Klik op de knop Bulkopties.
  3. Kies de actie die je op alle geselecteerde bestellingen wilt toepassen:
    • Pakbon: Genereert één pdf met pakbonnen voor elke geselecteerde bestelling, klaar om in één keer af te drukken.
    • Bestelstatus: Wijzigt de status van alle geselecteerde bestellingen tegelijk, bijvoorbeeld om een hele batch in één keer als "Verzonden" te markeren na een verzendronde.

Voorraad en geannuleerde bestellingen​

Zodra een klant een bestelling plaatst, boekt SitePack de bestelde producten af van de voorraad. Je winkel toont de nieuwe voorraad direct, zodat de volgende bezoeker niets kan kopen wat er niet meer is. Bij een product met varianten, zoals een maat of kleur, gaat de voorraad van de gekozen variant omlaag. Houdt die variant de voorraad per locatie bij, dan worden de stuks eerst afgeboekt bij de locatie met de meeste voorraad. Elke wijziging staat in het voorraadverloop van het product, met het bestelnummer.

Andere klanten die dat product nog in hun winkelwagen hebben, zijn ook beschermd. Is er niet genoeg meer, dan wordt hun winkelwagen verlaagd naar wat nog beschikbaar is, of wordt het product verwijderd als het uitverkocht is. Ze zien een melding met wat er is aangepast en kunnen nooit meer bestellen dan je op voorraad hebt.

Een bestelling annuleren​

Als je de status van een bestelling wijzigt naar Geannuleerd, vraagt SitePack wat er moet gebeuren met de voorraad die voor de bestelling is afgeboekt:

  • Voorraad terugzetten (aanbevolen): de producten gaan terug in de voorraad en kunnen weer verkocht worden. Deze optie staat standaard aan.
  • Voorraad niet aanpassen: kies dit als de producten niet terugkomen, bijvoorbeeld omdat ze beschadigd zijn.

In een tabel zie je per product het aantal uit de bestelling, de huidige voorraad en de nieuwe voorraad na het annuleren, zodat je het resultaat kunt controleren voordat je bevestigt. Wordt de voorraad teruggezet, dan zie je dat terug in de geschiedenis van de bestelling. De voorraad wordt per bestelling maar één keer teruggezet.

Annuleer je meerdere bestellingen tegelijk via Bulkopties, dan wordt de voorraad automatisch teruggezet.

Terugbetalingen​

Gebruik je SitePack Payments, dan kun je een bestelling (of een deel ervan) direct vanuit de bestelling terugbetalen aan je klant.

  1. Open de bestelling en klik bovenaan de bestelgegevens op Terugbetalen. Deze knop zie je alleen bij bestellingen die met SitePack Payments zijn betaald en waarvan nog geld terug te betalen is.
  2. Kies hoeveel je terugbetaalt:
    • Volledig bedrag: alles wat de klant betaald heeft en nog niet is terugbetaald.
    • Bedrag zonder verzendkosten: hetzelfde, maar de verzendkosten houd je zelf. Handig als de producten terugkomen maar het pakket al verstuurd was.
    • Aangepast bedrag: een bedrag dat je zelf kiest, bijvoorbeeld voor één geretourneerd product. Je kunt niet meer terugbetalen dan er nog betaald is.
  3. Klik op Terugbetalen om te bevestigen. Het geld gaat via onze betaalpartner terug naar de klant en wordt verrekend met je SitePack Payments saldo.

Een terugbetaling kun je niet ongedaan maken. Is je saldo te laag, dan wordt de terugbetaling geweigerd en verandert er niets; probeer het opnieuw zodra er genoeg saldo is.

Wat je na een terugbetaling ziet​

  • Gedeeltelijke terugbetaling: bij de betaling staat Gedeeltelijk terugbetaald met het bedrag dat is teruggegaan. De rest van de betaling telt nog als betaald en de bestelling houdt haar status.
  • Volledige terugbetaling: bij de betaling staat Betaling terugbetaald en de bestelling krijgt de status Terugbetaald.
  • Onder het totaal van de bestelling zie je twee extra regels: Terugbetaald, met het teruggestorte bedrag, en Openstaand saldo, met het deel van de bestelling dat niet meer betaald is.
  • In de geschiedenis van de bestelling staat elke terugbetaling met het bedrag.

Terugbetalingen die je in het dashboard van onze betaalpartner zelf doet, worden ook automatisch verwerkt, zodat de bestelling altijd laat zien wat er echt is gebeurd. De kosten van een terugbetaling staan op je maandelijkse factuur, net als andere transactiekosten.

Bestellingen die met een andere betaalprovider zijn betaald, zoals Mollie of PAY.nl, betaal je terug in het dashboard van die provider.

Verzendlabels en documenten​

Open vanaf een individuele Bestelgegevens-pagina het menu Documenten om toegang te krijgen tot:

  • Pakbon: Open of print de pakbon voor die specifieke bestelling.
  • Verzendlabel aanmaken: Afhankelijk van welke verzendintegraties actief zijn op je account, kun je direct een verzendlabel genereren, klaar om af te drukken en op je pakket te plakken.

Veelgestelde vragen​

Welke bestelstatussen gebruikt SitePack?​

Bestellingen doorlopen doorgaans statussen zoals Nieuw, In behandeling, Verzonden en Afgerond, die weergeven waar de bestelling zich bevindt in je afhandelingsproces. Gebruik de statusfilters bovenaan de pagina Bestellingen om snel bestellingen in een van deze fasen te vinden.

Hoe weet ik of een bestelling daadwerkelijk is betaald?​

Open de bestelling en bekijk het onderdeel "Betaling", dat de gebruikte betaalmethode en de huidige status ervan toont. Controleer de betaling altijd voordat je een bestelling verwerkt en verzendt.

Kan ik meerdere bestellingen tegelijk bijwerken?​

Ja. Vink de selectievakjes aan naast meerdere bestellingen en gebruik de knop Bulkopties om in één keer pakbonnen te genereren of de status te wijzigen, in plaats van het proces afzonderlijk te herhalen.

Wat is een pakbon en moet ik er voor elke bestelling een afdrukken?​

Een pakbon is een afgedrukt overzicht van wat er in een zending zit, meestal bijgevoegd in het pakket. Het is niet strikt verplicht, maar het helpt klanten (en jou) om snel de inhoud van een levering te controleren, vooral bij grotere bestellingen of bestellingen met meerdere artikelen.

Wat staat er op de pakbon?​

De pakbon is gemaakt om te picken en in te pakken. Er staat alles op wat je magazijn nodig heeft, en niets wat het niet nodig heeft:

  • Je logo op een balk in de hoofdkleur van je winkel, met het bestelnummer en de besteldatum.
  • Verzenden naar: de naam, het adres en het telefoonnummer van de klant.
  • Afzender: je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer en btw-nummer. Deze komen uit je eerste locatie en uit Mijn bedrijf, dus houd die actueel.
  • Eén regel per artikel met een vinkvakje, het aantal, de productnaam, de SKU en de EAN. Een aantal hoger dan één staat wit op zwart, zodat je het niet over het hoofd ziet.
  • Varianten zoals een maat of kleur staan als losse labels onder de productnaam (bijvoorbeeld "Maat: L" en "Kleur: Rood"), samen met de eigen SKU en EAN van die variant. Twee varianten van hetzelfde product haal je zo nooit door elkaar.
  • Regels voor Gepickt door en Gecontroleerd door om de bestelling af te tekenen.

Op een pakbon staan nooit prijzen. Wil je prijzen meesturen, voeg dan de factuur toe aan het pakket.

In welke taal wordt de pakbon afgedrukt?​

In de taal van je eigen beheeraccount. Pas je de taal van je account aan, dan volgen je volgende pakbonnen, in het Nederlands, Engels, Duits of Spaans.

Wat gebeurt er bij een grote bestelling?​

Passen niet alle artikelen op één pagina, dan loopt de lijst door op de volgende pagina. Elke volgende pagina herhaalt het bestelnummer en de kolomkoppen, en onderaan staat "Pagina 2 van 3" voor die bestelling. Druk je meerdere bestellingen tegelijk af, dan begint elke bestelling op een nieuwe pagina met een eigen paginanummering.

Kan ik rechtstreeks vanuit SitePack een verzendlabel aanmaken?​

Ja, afhankelijk van welke verzendintegraties actief zijn op je account. Open het menu Documenten van de betreffende bestelling en kies Verzendlabel aanmaken.

Hoe zie ik of een betaling op mijn saldo is bijgeschreven?​

Kijk naar het Saldo SitePack Payments bovenaan de pagina Bestellingen. Daar zie je het bedrag dat nu voor je klaarstaat en wanneer het wordt uitbetaald. Het cijfer wordt elke minuut ververst.

Waarom staat er "Uitbetaling a.s. vrijdag" terwijl ik een andere dag verwachtte?​

De uitbetaling volgt de dag die je hebt gekozen onder Instellingen → Webwinkel → Betalingen. Pas je die daar aan, dan toont het saldo op de pagina Bestellingen meteen de nieuwe dag.

Gaan de producten terug in de voorraad als ik een bestelling annuleer?​

Ja, standaard wel. Als je een bestelling op Geannuleerd zet, laat SitePack de voorraad voor en na zien en zet die terug, tenzij je kiest voor Voorraad niet aanpassen.

Wat gebeurt er met een product in iemands winkelwagen als een andere klant het laatste exemplaar koopt?​

De winkelwagen wordt automatisch aangepast: het aantal wordt verlaagd naar wat er nog is, of het product wordt verwijderd als het uitverkocht is. De klant ziet een melding over de wijziging en kan nooit meer bestellen dan je op voorraad hebt.

Kan ik ook een deel van een bestelling terugbetalen?​

Ja, bij bestellingen die met SitePack Payments zijn betaald. Klik op Terugbetalen bij de bestelling en kies Aangepast bedrag of Bedrag zonder verzendkosten. De rest van de betaling blijft betaald en je kunt later nog meer terugbetalen als dat nodig is.

Waarom zie ik de knop Terugbetalen niet?​

De knop verschijnt alleen bij bestellingen die met SitePack Payments zijn betaald en waarvan nog geld terug te betalen is. Een bestelling die per bankoverschrijving of via een andere betaalprovider is betaald, betaal je buiten SitePack terug, en bij een volledig terugbetaalde bestelling valt niets meer terug te betalen.

Is het mogelijk om een specifieke bestelling te zoeken op klantnaam?​

Nog niet. Het zoeken van bestellingen op klantnaam of bestelnummer staat gepland als toekomstige functie. Gebruik ondertussen de statusfilters en de snelle info in de bestellijst om te vinden wat je nodig hebt.